Gemeente Den Haag zet grote stappen in de transformatie naar gepersonaliseerde jeugdgezondheidszorg binnen de gemeente. Arjen Veurman, projectleider bij Gemeente Den Haag, vertelt over de implementatie van vier innovatieve koppelingen die de zorgverlening verbeteren.
Meer tijd voor zorgverlening dankzij automatisering
De Jeugdgezondheidszorg, als onderdeel van de Onderwijs, Cultuur en Welzijn, wordt door Gemeente Den Haag verzorgd vanaf de zwangerschap (- 9 maanden) t/m 18 jaar. Zij heeft tot doel deze zorg zo efficiënt mogelijk in te zetten en samen te bekijken of een kind gezond en veilig opgroeit. Voor inwoners van Den Haag is deze zorg toegankelijk via de fysieke CJG-locaties, de Centra voor Jeugd en Gezin, digitaal via https://www.cjgdenhaag.nl/ en via een landelijke chat, waar ze ook terecht kunnen voor de Jeugdhulp.
De nadruk ligt op preventie en vroege interventie. Het streven is om de hulpverlening verder te personaliseren. Dat vergt aandacht en tijd van de medewerkers en daarom is het handig om sommige processen, zoals administratieve zaken, te automatiseren. Onlangs heeft Gemeente Den Haag in samenwerking met Topicus, als onderdeel van de aanbesteding, vier nieuwe koppelingen met het KD+ systeem geïmplementeerd. Deze koppelingen ontlasten de medewerkers, waardoor ze meer tijd vrij kunnen maken voor zorgverlening.
Gezamenlijke uitdaging
Arjen: ‘We werken al jaren met KD+ van Topicus, het digitale dossier waarin de gezondheid en ontwikkeling van een kind wordt vastgelegd. Vanwege nieuwe richtlijnen hebben we een aanbesteding moeten starten voor het digitale kind dossier. Topicus is hieruit als winnaar naar voren gekomen. We hebben dit aangegrepen om een nieuwe start te maken en als echte partners de samenwerking met elkaar aan te gaan. Onderdeel van deze aanbesteding zijn 4 nieuwe koppelingen. We gingen voortvarend van start met regelmatige meetings waarin we use-cases, concrete verwachtingen en doelen bespraken.’
‘Er waren ook uitdagingen’, vertelt Arjen. ‘Er is een afstand tussen de zorgwereld en de IT-sector. IT’ers werken vaak oplossingsgericht vanuit een specifiek probleem. Dat is erg fijn, maar de zorg bestaat uit een keten van verschillende zorgverleners, systemen en uitdagingen. Gelukkig denkt Topicus goed mee om de koppelingen allemaal goed te laten werken.’
'De koppeling scheelt veel tijd, waardoor medewerkers zich op andere belangrijke zaken kunnen focussen.'
Vier nieuwe koppelingen verlichten werk
Inmiddels staan bijna alle koppelingen live en hebben ze al veel opgeleverd voor Gemeente Den Haag. Arjen licht toe welke koppelingen gemaakt zijn en hoe ze in hun werk gaan:
1. CANG (Centraal Administratiesysteem Neonataal Gehoorscreening)
‘De koppeling met CANG zorgt ervoor dat pasgeborenen die worden ingelezen in KD+ automatisch worden doorgestuurd naar CANG, waardoor er direct een afspraak kan worden gepland voor een gehoortest. Tijdens de screening op het CJG worden de testgegevens en uitslag opgeslagen en automatisch ingelezen in KD+. Het eerste deel gaat goed, het tweede deel vergt nog bijsturing en wordt op een later moment geïmplementeerd.’
2. Vektis
‘Dankzij de koppeling met Vektis kunnen we eenvoudig huisartsengegevens ophalen vanuit een landelijke database. Dit maakt dat medewerkers erop kunnen vertrouwen dat zij de meeste actuele en complete informatie tot hun beschikking hebben. Voor functioneel beheer scheelt dit tijd, doordat zij de gegevens van de huisartsen niet meer hoeven aan te passen’.
3. Zorgdomein
‘Sinds een aantal weken zijn we live met de koppeling met Zorgdomein. Verwijzen naar de zorgverlener is makkelijker, sneller en accuraat, doordat persoonsgegevens automatisch worden overgenomen uit KD+. De verwijzingen worden automatisch aan het dossier gekoppeld. Dit scheelt veel tijd voor artsen en verpleegkundig specialisten. Ook werkt het een stuk veiliger, omdat alles via hetzelfde systeem wordt vastgelegd, in plaats van tussentijds opslaan in persoonlijke mappen.’
4. Zorgmail
‘Onze centrale servicedesk krijgt veel e-mails binnen, waaronder een groot deel standaard berichten. De medewerkers moeten deze handmatig verwerken. Met de zorgmail koppeling worden de standaard berichten opgevangen voordat ze in de mailbox terechtkomen. Op de achtergrond worden ze omgezet naar een bijlage en automatisch aan het juiste dossier gekoppeld door de gegevens met elkaar te matchen. De koppeling scheelt veel tijd, waardoor medewerkers zich op andere belangrijke zaken kunnen focussen.’
Toepasbaar voor andere organisaties
Stef Zandstra, team lead jeugd bij Topicus, is blij met deze samenwerking: ‘Dankzij de relaxte, informele samenwerking en korte lijntjes met Arjen en de projectgroepen hebben we een prachtig resultaat kunnen leveren!’
Interessant is dat alle koppelingen zo veel mogelijk universeel zijn opgezet en uitgewerkt, zodat andere organisaties hier ook van kunnen profiteren. ‘Natuurlijk loop je in projecten altijd tegen andere uitdagingen aan, maar Topicus beschikt over de juiste informatie en weet hoe processen in elkaar zitten. Hierdoor worden de juiste discussies gevoerd. Topicus neemt haar verantwoordelijkheid en neemt daarmee veel werk uit handen,’ deelt Arjen.