“Dit is hét voorbeeld van een goede aanbesteding waar alle partijen beter van zijn geworden,’’ concludeert Marjan Hijma, voorgaand manager jeugdgezondheidszorg bij Gemeente Den Haag. Marjan en Frans Koopmans, consultant bij Topicus, kijken terug op een succesvolle aanbesteding waarin CJG Den Haag en Topicus daadwerkelijk stappen hebben gezet richting betere digitale dossiervoering voor JGZ.
Verbetering voor zorgprofessionals én ouders
Marjan blikt terug: “Een aantal jaar geleden heeft gemeente Den Haag een aanbesteding gedaan voor DD-JGZ KD+. Topicus kwam hierbij als winnaar uit de bus op basis van de beste prijs- kwaliteitverhouding. Belangrijk was om tot een goede samenwerking te komen, zowel binnen de gemeente tussen de verschillende afdelingen (JGZ en IT), als met Topicus zelf. Dit alles met als doel om te komen tot een goede dossiervoering in het belang van kinderen van Den Haag. We moesten nog veel slagen slaan om alle separate afdelingen beter met elkaar te laten samenwerken, de samenwerking met Topicus te versterken en uiteindelijk een basis voor goede dossiervoering te vormen.”
''In samenspraak met de ouders bepalen we nu, op basis van de mate van zorg die nodig is voor het betreffende kind, wanneer het volgende contactmoment gaat plaatsvinden. Hierdoor hebben we gezamenlijk voor een omslag gezorgd in het bieden van zorg op maat, wat aansluit bij de flexibilisering waar de JGZ naartoe wil bewegen.''
Zorg op maat
“Een projectleider heeft de aanbesteding in goede banen geleid. Inmiddels staan alle gezichten dezelfde kant op, zijn er duidelijke afspraken gemaakt en werken BI-consultants, contractmanagers, adviseurs en consultants van Topicus erg goed samen. Vanaf het begin pakte consultant Frans Koopmans en zijn team van Topicus snel het initiatief om alles goed op te zetten. Ze maakten een communicatiematrix en een quickscan met daarin de huidige situatie en het streefdoel. Dit gaf meteen veel vertrouwen en heeft ervoor gezorgd dat er concrete acties zijn ondernomen. Een aantal van die concrete acties zijn contactmomenten op maat, wijzigingen in het systeem waardoor medewerkers minder administratieve handelingen hoeven te verrichten, vragenlijsten in het Engels en Do-It-Yourself-consultvoorbereiding voor ouders.
Een van de grootste acties was het doorvoeren van flexibilisering. Dit betekent een overgang van een standaard reeks vaste contactmomenten naar contactmomenten wanneer daar behoefte aan is. In samenspraak met de ouders bepalen we nu, op basis van de mate van zorg die nodig is voor het betreffende kind, wanneer het volgende contactmoment gaat plaatsvinden. Hierdoor hebben we gezamenlijk voor een omslag gezorgd in het bieden van zorg op maat, wat aansluit bij de flexibilisering waar de JGZ naartoe wil bewegen.
Een ander groot voordeel dat uit deze aanbesteding is ontstaan, zijn de evaluatiemomenten. Periodiek komen de betrokkenen bij elkaar om op elk niveau te toetsen hoe de samenwerking verloopt. Hiermee checken we of we nog allemaal op dezelfde lijn zitten en elkaar nog goed weten te vinden,’’ zegt Marjan.
''De samenwerking met Marjan en haar collega's bij CJG Den Haag is altijd heel prettig, oprecht, eerlijk en duidelijk geweest – precies de ingrediënten die nodig zijn voor een succesvol partnerschap.''
Fijne samenwerking
Ze kijkt blij terug op de samenwerking: “Het is erg fijn om te merken dat Frans en zijn collega’s ook na de aanbesteding betrokken blijven. Tijdens de implementatie liepen we toch nog tegen wat zaken aan. Ze bleven nauw betrokken en droegen hun verantwoordelijkheid.”
Frans voegt daaraan toe: “We hebben de samenwerking met Gemeente Den Haag vanaf het begin echt als een partnerschap vormgegeven. Niet alleen tijdens de aanbesteding, maar ook nu is er duidelijke communicatie, gerichte afstemming en kijken we altijd gezamenlijk naar oplossingen. Hierdoor hebben we elkaar in onze kracht kunnen zetten, met een prachtig resultaat tot gevolg. De samenwerking met Marjan en haar collega's bij CJG Den Haag is altijd heel prettig, oprecht, eerlijk en duidelijk geweest – precies de ingrediënten die nodig zijn voor een succesvol partnerschap.’
Meer weten over DD-JGZ KD+? Neem contact op met Frans via Frans.Koopmans@topicus.nl.